In Zeiten, in denen persönliche Treffen nicht ratsam oder sogar verboten sind, stellt sich die Frage, wie man den Pflichten im Gesellschaftsrecht nachkommen soll. Schliesslich will man sich ja weder als VR noch als GL-Mitglied diesbezüglich unnötig exponieren.
VR-Sitzungen
Gemäss aktuellem Recht müssen VR-Sitzungen nicht unbedingt unter physischer Präsenz der Verwaltungsräte stattfinden. Es ist insbesondere zulässig, auch andere Beratungs- und Beschlussmechanismen vorzusehen. Schon lange wird beispielsweise das Mittel von Telefonkonferenzen verwendet und inzwischen ist auch die Videokonferenz recht etabliert. Selbst reine Zirkularbeschlüsse sind möglich. Aus verantwortungsrechtlicher Sicht ist wichtig, dass solche Beschlüsse und gegebenenfalls auch der Prozess der Beschlussfassung zureichend dokumentiert sind, sei es mittels Protokoll, sei es, dass die schriftliche Stimmabgabe der Mitglieder aufbewahrt wird.
Generalversammlungen
Im Gegensatz zu VR-Sitzungen ist es im geltenden Recht (noch) nicht gestattet, Generalversammlung durch schriftliche Umfragen oder Online-Meetings („Virtuelle GV„) zu ersetzten. Die Einführung ist in der laufenden Aktienrechtsrevision vorgesehen, die für die aktuelle Krise allerdings zu spät kommt.
Gesellschaften mit grösseren Aktionärskreisen haben deshalb in den vergangenen Tagen v.a. versucht, den Kreis der Teilnehmenden beispielsweise durch den verstärkten Einsatz von unabhängigen Stimmrechtsvertretern und den Verzicht auf begleitende Anlässe wie Apéros bzw. Nachtessen zu reduzieren.
Weiter ist auch die Verschiebung der Generalversammlung eine valable Option. Zwar sieht das Gesetz vor, dass die ordentliche Generalversammlung innerhalb von sechs Monaten nach Schluss des Geschäftsjahres stattfinden soll. Da es sich bei der entsprechenden Bestimmung allerdings um einer reine Ordnungsvorschrift handelt, zieht das Nichteinhalten der Frist keine direkten gesetzlichen Sanktionen mit sich. Immerhin hat sie die Folge, dass mangels entsprechenden Beschlusses auch keine Dividenden ausgerichtet werden können.
Ausnahmeregelung!
Im Rahmen der Verkündung der ausserordentlichen Lage am 16. März 2020 (vgl. COVID-19-Verordnung 2) wurde nun aber eine Ausnahmeregelung getroffen. Bei Versammlungen von Gesellschaften kann der Veranstalter ungeachtet der voraussichtlichen Anzahl den Teilnehmenden und ohne Einhaltung der Einladungsfrist anordnen, dass die Teilnehmenden ihre Rechte ausschliesslich auf schriftlichem Weg oder in elektronischer Form oder durch einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter ausüben können. Die entsprechende Anordnung muss spätestens vier Tag vor der Versammlung schriftlich mitgeteilt oder elektronisch veröffentlicht werden. Es ist zu empfehlen zusätzlich die Publikation im SHAB vorzunehmen.
Für allfällige Fragen steht ich Ihnen gerne zur Verfügung.
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