Ist es möglich, im Handelsregister die Zeichnungsberechtigung bei Kollektivunterschrift so einzuschränken, dass nur bestimmte namentlich genannte Personen miteinander gültig unterzeichnen können? Das Bundesgericht hat dies in einem aktuellen Entscheid (4A_536/2015 vom 3.3.2016) bejaht.

Kombinationen von namentlich genannten zeichnungsberechtigten Personen sind möglich

Eine Aktiengesellschaft ersuchte das Handelsregister um Eintragung einer Zeichnungsberechtigung, in der vorgesehen war, dass eine zeichnungsberechtigte Personen nur zusammen mit bestimmten anderen Personen unterzeichnen dürfe. Das Handelsregister lehnte diese Eintragung mit der Begründung ab, dass es nur die Beschränkung der Zeichnungsberechtigung geknüpft an eine Funktion (z.B. Prokura) akzeptiere. Die Eintragung solch differenzierter Beschränkungen würde zu einem unübersichtlichen und intransparenten Eintrag führen und erhebliche praktische Schwierigkeiten bei der Bewirtschaftung der Einträge verursachen. Diese Abweisung wurde auch vom kantonalen Verwaltungsgericht geschützt.

Die Gesellschaft zog den ablehnenden Entscheid an das Bundesgericht weiter. Dieses stellte klar, dass eine Präzisierung zulässig sei, wonach bestimmte Verwaltungsratsmitglieder nicht miteinander sondern nur mit je anderen Verwaltungsratsmitgliedern unterzeichnen dürfe (BGE 121 III 368). Es sei aber auch zulässig, präzisierte Kollektivunterschriften ins Handelsregister einzutragen, die genaue Kombinationen vorsehen, welche Personen gemeinsam unterzeichnen dürfen. Dies entspreche der einhelligen heutigen Lehre zur neuen Handelsregisterverordnung.

Es kann namentlich in kleinen Verhältnissen hilfreich sein, dass eine Gesellschaft vorsehen kann, dass

• Verwaltungsrat A nicht mit B aber mit C und D, oder
• Verwaltungsrat A nur mit Verwaltungsrat X oder
• Verwaltungsräte A und B bzw. Verwaltungsräte C und D je nicht miteinander aber je mit einem anderen zeichnungsberechtigt ist.

Risiken von stark differenzierten Zeichnungsberechtigungen

Der Verwaltungsrat tut gut daran, sich genau zu überlegen, wie kompliziert bzw. detailliert er die Zeichnungsberechtigung im Handelsregister regeln will. Eine entsprechende Regelung ist konsequent durchzusetzen. Bei ändernden Verhältnissen ist der entsprechende Eintrag zu korrigieren. Hält sich eine Gesellschaft nicht an die im Handelsregister eingetragene Unterschriftenregelung, kann dies dazu führen, dass die beabsichtige Beschränkung der Zeichnungsberechtigung sich ins Gegenteil verkehrt. Die Gesellschaft muss sich dann gegebenenfalls entgegenhalten lassen, dass sie akzeptiert habe, dass Mitarbeiter sich nicht an die eingetragene Anforderung der Kollektivunterschrift gehalten haben. Diese gelebte Praxis sei im Sinne einer Anscheinsvollmacht für die Gesellschaft verbindlich.

Solches Verhalten kann letztlich auch dazu führen, dass Verwaltungsräte einer AG oder Gesellschafter beispielsweise einer GmbH als Organe persönlich haftpflichtig werden, wenn sie eine solche Unterschriftenregelung wählen bzw. von Vorgängern übernehmen und nicht kontrollieren, ob sie auch umgesetzt und gegebenenfalls angepasst wird.

Alternativ zur Eintragung einer Beschränkung der Zeichnungsberechtigung im Handelsregister kann dies auch durch ein internes Reglement geschehen. Eine solche Regelung kann zwar Dritten nur entgegengehalten werden, wenn sie davon Kenntnis haben. Für den betreffenden Mitarbeiter geben sich bei Verletzungen jedoch ähnliche Konsequenzen.

Empfehlungen

Eine Einschränkung der Zeichnungsberechtigung auf bestimmte Personen sollte nur vorgenommen werden, wenn dies unbedingt nötig ist. Falls eine solche Regelung gewählt wird, empfehle ich folgende Massnahmen:

• Festhalten der Regelung im internen Reglement
• Dokumentation der Risiken in einem Dokument
• Bei Änderungen im Handelsregistereintrag ist das Reglement und die Dokumentation an die neu hinzugefügten Personen abzugeben
• Regelmässige Überprüfung der Zeichnungsberechtigung an Geschäftsleitungssitzungen.

In welchen Fällen macht aus Ihrer Sicht eine Einschränkung der Zeichnungsberechtigung Sinn? Wie haben Sie dies in Ihrem Unternehmen geregelt, um die Risiken zu vermeiden?