Es ist ein Zeichen der Zeit, dass Geschädigte jemanden für ihre Verluste zur Verantwortung ziehen wollen. Dieser Trend macht auch vor den Organen von Gesellschaften nicht Halt. Dadurch sollte auch die Sensibilisierung der Organe gestiegen sein. Der sorgfältige Verwaltungsrat fragt nicht mehr nur danach, was er tun soll, um die Gesellschaft weiter zu bringen, sondern beschäftigt sich auch mit der Frage, wie er das tun muss, um sein persönliches Haftungsrisiko zu minimieren.

Aufgrund der praktischen Erfahrungen in Verantwortlichkeitsprozessen gibt es einige Empfehlungen, wie das Haftungsrisiko eines Verwaltungsrats oder Stiftungsrats im Zusammenhang mit der Führung seines Mandats reduziert werden kann. Viele dieser Aspekte sind bekannt, werden aber nicht umgesetzt. Die Liste ist selbstverständlich nicht abschliessend, dazu gehören aber insbesondere

Kenntnisse der Aufgaben

• Aufgaben des Verwaltungsrats.
• Aufgaben, die der Verwaltungsrat selber ausüben muss und Aufgabe, die er delegieren kann (unübertragbare und unentziehbare Aufgaben).
• Verhältnis zwischen Verwaltungsrat und Revisionsstelle (Dabei muss man sich namentlich bewusst sein, dass es Aufgabe der Revisionsstelle ist, gewisse Handlungen des Verwaltungsrats im Zusammenhang mit der Buchführung zu kontrollieren. Der Verwaltungsrat kann sich deshalb nicht mit dem Hinweis auf einen Fehler der Revisionsstelle der Haftung entziehen, da ein Fehler der Revisionsstelle in aller Regel einen Fehler des Verwaltungsrats voraussetzt. Eine Delegation entsprechender Aufgaben an die Revisionsstelle hilft nicht).

Einhaltung von Formalitäten

• Regelmässige Durchführung und Protokollierung von VR-Sitzungen unter Einhaltung der Einladungsvorschriften
• Regelmässige Durchführung und Protokollierung von Generalversammlungen unter Einhaltung der Einladungsvorschriften
• Nachführen von Handelsregister
• Aktualisierung von Reglementen, namentlich Organisationsreglement.

Organisation der Unternehmung

• Zweckmässige Zusammensetzung und Organisation des Verwaltungsrats.
• Festlegung der Kompetenzen von Verwaltungsrat und Geschäftsleitung in einem Organisationsreglement und regelmässige (jährliche) Überprüfung, ob Anpassungen am Reglement notwendig sind. Das Reglement und die gelebte Struktur müssen übereinstimmen.
• Implementierung eines effizienten Rechnungswesens und Controllings.
• Sorgfältige Auswahl der Geschäftsleitung und kontinuierliche Überwachung und Kontrolle der Geschäftsleitung.
• Zurückhaltende Erteilung von Vollmachten. Vermeidung von Einzelzeichnungsberechtigungen und konsequente Umsetzung eines Vieraugenprinzips.
• Beizug von externen Fachleuten, wenn eigene Fachkompetenzen oder Kapazitäten fehlen

Persönliches Verhalten

• Aktive Teilnahme an der Oberleitung der Gesellschaft.
• Tatsächliche Auseinandersetzung mit den relevanten Fragen.
• Kritisches Hinterfragen von Vorschlägen und Projekten. Einverlangen von (zusätzlichen) Unterlagen.
• Vorbereitung von Sitzungen. Unterlagen müssen den VR-Mitgliedern rechtzeitig vor der Sitzung vorliegen, damit eine ernsthafte Verbreitung möglich ist.
• Vermeidung bzw. Offenlegung von Interessenskonflikten.
• Aufbewahren von Protokollen und weiteren Unterlagen ausserhalb der Gesellschaft. Es lohnt sich, die wichtigen Dokumente privat an einem sicheren Ort aufzubewahren. Im Falle einer Klage kann der Zugang zu den durch die Gesellschaft aufbewahrten Unterlagen aus verschiedenen Gründen verwehrt oder unmöglich sein. Hinsichtlich Dauer der Aufbewahrung ist darauf hinzuweisen, dass die 5 bzw. 10-jährige Verjährungsfrist für Verantwortlichkeitsansprüche unterbrochen werden kann, weshalb solche Ansprüche auch noch viel später aufkommen können.
• Protokollierung von abweichenden Meinungen verlangen und in Protokollen kontrollieren, ob diese aufgenommen sind.
• Gegebenenfalls Rücktrittsandrohung und Rücktritt, sofern man in grundsätzlichen Themen mit dem getroffenen Entscheid nicht einverstanden ist bzw. sich nicht durchsetzen kann.

Protokoll

Die Protokolle der Sitzungen sollten nicht nur der Entscheide, sondern auch der Überlegungen und Abklärungen, die gemacht wurden, enthalten. Vor der nächsten Sitzung sind die Protokolle zu studieren und gegebenenfalls zu ergänzen und dann zu genehmigen.

AHV-Beiträge und Steuerschulden

Aufgrund der besonders strikten persönlichen Haftung der Organe für Sozialversicherungsbeiträge und teilweise auch für Steuerschulden empfiehlt es sich namentlich in Krisenzeiten, diesen Verpflichtungen besondere Aufmerksamkeit zu widmen und sicherzustellen, dass sie bezahlt sind.

Weitere Massnahmen

Schliesslich lohnt es sich, sich auch mit dem Abschluss einer Versicherung (sog. D&O-Versicherung) auseinanderzusetzen. Die Prämien für solche Versicherungen sind in den letzten Jahren stark gesungen und es gibt inzwischen eine Vielzahl von Anbietern.