Ein Verwaltungsrat, ein Stiftungsrat bzw. jedes Organ kann persönlich haftbar werden, wenn er oder sie seine Sorgfaltspflichten verletzt. In früheren Beiträgen wurde Ansätze dargestellt, wie diese Haftung bereits vor Mandatsannahme bzw. während der Ausübung der Tätigkeit begrenzt werden kann. Auch im Zeitpunkt der Mandatsniederlegung gibt es Aspekte, die zu beachten sind, um eine Haftung zu minimieren.

Niederlegung des Mandats als Pflicht

In Extremsituationen kann es notwendig werden, dass ein Organ die Auflösung des Mandats androht, sofern ein Entscheid nicht korrigiert wird und dass diese Androhung auch umgesetzt werden muss, um der Ernsthaftigkeit der Angelegenheit Nachdruck zu verleihen. In solchen Fällen kann die Niederlegung bzw. Beendigung des Mandats selbst zur Pflicht des betroffenen Organs werden. Im eigenen Interesse erfolgt eine Niederlegung beispielsweise auch dann, wenn man realisiert, dass man dem Mandat fachlich nicht gewachsen ist, bzw. dass man tatsächlich keinen Einfluss auf Entscheide hat oder wenn man sich regelmässig in einem Interessenkonflikt befindet.

Zu beachten

Bei einer Mandatsniederlegung sind einige Aspekte zu beachten, um das Haftungsrisiko möglichst gering zu halten:

• Zeitpunkt der Mandatsniederlegung: allenfalls vergrössert die Mandatsniederlegung einen Schaden der Gesellschaft, beispielsweise durch eine damit verbundene negative Publizität. In solchen Fällen ist sorgfältig abzuwägen, ob eine Weiterführung des Mandats zumindest auf beschränkte Zeit nicht angebracht ist.
• Keine offenen Pendenzen: Sicherstellen, dass man sämtliche Massnahmen getroffen hat, um einen Schaden abzuwenden. Allenfalls Einberufung einer weiteren VR-Sitzung, um Pendenzen zu besprechen bzw. zu übergeben oder beispielsweise schriftlich Mitteilung an den verbleibenden VR.
• Überschuldung: Namentlich bei begründeter Besorgnis einer Überschuldung sind eher die Massnahmen gemäss Art. 725 OR einzuleiten, als zurückzutreten.
• Zeichen setzen: Sofern der Rücktritt erfolgt, weil man mit der Führung der Gesellschaft nicht einverstanden ist und sich nicht durchsetzen konnte, ist sicherzustellen, dass dies auch dokumentiert ist.
• Entlastung (Décharge) verlangen. Allerdings ist die Bedeutung der Décharge nicht zu überschätzen.
• Handelsregistereintrag: Nach der Niederlegung des Mandats sicherstellen, dass zeitnah auch die Löschung im Handelsregister vorgenommen wird, weil man sonst unter Umständen weiter haftet. Eventuell ist die Abmeldung im Handelsregister selber vorzunehmen.
• Unterlagen sichern: Insbesondere wenn sich ein Verantwortlichkeitsprozess abzeichnet, ist noch vor Mandatsniederlegung sicherzustellen, dass man selber dokumentiert ist, wenn man dies vorher versäumt hat.
• Versicherungsdeckung: Abschluss einer Nachversicherung prüfen, um die Versicherungsdeckung zu verlängern.
• Bei Rückgabe von vertraulichen Dokumenten ist eine Quittung dafür zu verlangen.
• Zurückhaltung: Die Geheimhaltungspflicht ist auch nach dem Ausscheiden als Organ einzuhalten und bei Kritik gegenüber der früheren Geschäftsführung sollte im Auge behalten werden, dass dies auch auf einen selber zurückfallen kann.

Grundlagen kennen

Schulungen  von Verwaltungsräten, Stiftungsräten und Geschäftsleitungen helfen, sich mit den Grundlagen der Verantwortlichkeit, den Pflichten der Organe sowie den Massnahmen zur Vermeidung bzw. Reduktion von persönlichen Haftungen vertraut zu machen.